Com escriure una memòria tècnica que puntua

Qui et llegeix i com puntua

Abans d'escriure una línia, posa't a l'altra banda de la taula. Qui llegirà la teva memòria és un tècnic de l'administració amb un munt de memòries per revisar i una rúbrica al costat: els criteris de judici de valor del plec, cadascun amb els seus punts. No puntua la memòria més bonica ni la més llarga. Puntua allò que pot marcar a la seva taula.

D'aquí surt la primera regla, que és d'estructura: construeix la memòria com un mirall dels criteris del plec. Els mateixos títols, en el mateix ordre. Si el plec valora «planificació de l'obra», «mitjans adscrits» i «gestió ambiental», aquests són els teus capítols. El tècnic ha de trobar cada punt que ha de puntuar sense buscar-lo. Cada minut que passa buscant on has posat una cosa és un minut que juga en contra teu.

L'error número u: el text genèric

La majoria de memòries que puntuen baix comparteixen el mateix defecte: podrien servir per a qualsevol obra. «Disposem d'àmplia experiència en obres similars», «vetllarem per la qualitat i el compliment dels terminis», «l'empresa posarà tots els mitjans necessaris». Res d'això es pot puntuar, perquè res d'això demostra res: són declaracions d'intencions que qualsevol competidor pot copiar.

Cada afirmació de la memòria ha d'estar lligada a aquesta obra. No «coneixem l'entorn», sinó el nom del carrer, el col·legi que hi ha al costat i com organitzaràs els talls perquè l'entrada i sortida d'alumnes no coincideixi amb el moviment de camions. No «minimitzarem les afeccions», sinó quin servei no es pot tallar, quantes hores duraria la connexió nova i com la faràs en horari de baix consum. El condicionant real, i la teva solució concreta. Això sí que es pot puntuar.

Què conté una memòria que puntua alt

• Anàlisi de l'obra: demostra que has llegit el projecte, no només el resum. Cita els punts crítics que has detectat (una interferència de serveis, un accés complicat, una fase que condiciona les altres) i què faràs amb cadascun.
• Planificació realista: fases, rendiments i solapaments que quadrin amb el termini del plec. Un cronograma genèric es veu d'una hora lluny; un que reflecteix les unitats d'obra reals del projecte transmet ofici.
• Mitjans concrets i assignats: no «personal qualificat», sinó l'equip d'obra amb noms, la maquinària pròpia que hi destines i el cap d'obra amb la seva experiència en obres comparables. Un mitjà sense assignar és una promesa; un mitjà assignat és un compromís.
• Gestió del que preocupa l'ajuntament: afeccions a veïns i comerços, gestió de residus, seguretat, comunicació amb el ciutadà. Qui redacta el plec hi posa aquests criteris perquè són els maldecaps reals del dia a dia de l'obra pública.

El que resta punts (o t'exclou)

• Passar-se del límit de pàgines: segons el plec, a partir del límit es deixa de llegir o es penalitza. Cap de les dues coses et convé. Si el plec diu 20 pàgines, la memòria en té 20.
• Avançar informació del sobre econòmic: posar el preu, el termini ofert o les millores valorables amb fórmula dins la memòria tècnica és causa d'exclusió. És l'error més car que es pot cometre en una licitació.
• Copiar paràgrafs del plec per omplir: el tècnic que et llegeix coneix el plec millor que tu, sovint l'ha escrit ell. Repetir-li el seu text no acredita res i dilueix el contingut que sí que puntua.

Els límits d'extensió no són una recomanació

Molts plecs fixen un màxim de pàgines, un cos de lletra o un format concret per a la memòria. No és una preferència estètica de qui l'ha redactat: és una regla del plec, i el plec l'has acceptat en presentar-te.

• El que passa del límit sovint no es llegeix: hi ha plecs que ho diuen expressament, i la mesa descarta les pàgines sobrants sense valorar-les. Tot l'esforç posat al final es perd.
• En algun cas és causa d'exclusió: quan el plec ho estableix així, saltar-se el format no resta punts, deixa fora.
• Escriure curt és competitiu: si el límit són vint pàgines i les fas servir per repetir el plec, has gastat el teu espai en dir el que ja sabien. La restricció juga a favor de qui té alguna cosa concreta a dir.

Escriure per a qui puntua, no per a qui llegeix

La memòria no la llegeix un client: la valora una mesa o un comitè que ha de motivar cada punt que et dona. Aquesta diferència canvia com s'escriu.

Qui valora necessita poder justificar per escrit per què t'ha posat vuit i no cinc. Si la teva memòria no li dona aquella frase, no te la inventarà. Per això funciona seguir l'ordre exacte dels criteris del plec, fer servir el seu vocabulari i deixar cada apartat identificable d'una ullada: no és burocràcia, és posar-li fàcil la motivació a qui ha de defensar la teva nota.

I per això mateix el que no és verificable no puntua. "Àmplia experiència en obres similars" no es pot motivar; tres obres amb import, any i òrgan, sí.

El mètode, en tres passos

Primer, l'esquelet: agafa els criteris de judici de valor del plec i converteix-los en l'índex de la memòria, amb el pes de cada criteri com a guia de quantes pàgines mereix cada apartat. Segon, la carn: busca l'obra més semblant que hagis fet i fes-la servir de base per a cada apartat, amb els seus rendiments reals, els seus imprevistos i com els vas resoldre. Tercer, la revisió: torna a la rúbrica i llegeix cada apartat preguntant-te «això, el tècnic ho pot puntuar amb la seva taula?». Tot el que no superi aquesta pregunta, o es concreta o es treu.

Aquesta feina, feta a mà, són dies. Amb licitum el redactor munta la memòria secció a secció a partir del plec i del teu historial d'obra, i el corrector la revisa com ho faria la mesa: criteri a criteri, assenyalant on ets genèric i on encara pots guanyar punts abans de presentar.