Qué pasa después de presentar la oferta: plazos y trámites

La mesa abre los sobres

Una vez cerrado el plazo de presentación, la mesa de contratación abre los sobres por orden: primero la documentación administrativa, después los criterios que dependen de un juicio de valor y, al final, la oferta económica. Este orden no es casual: sirve para que nadie valore la parte técnica sabiendo ya los precios. Las actas de cada apertura se van publicando en el portal, y merece la pena leerlas: ahí ves quién se ha presentado, quién queda excluido y cómo puntúa cada oferta. Es información de competencia que tienes gratis y que casi nadie mira.

La subsanación: 3 días para corregir

Si en la documentación administrativa falta un papel o hay un defecto formal, la mesa no te excluye directamente: te requiere para que lo corrijas. Ahora bien, el plazo es de 3 días hábiles desde la notificación, y no responder a tiempo es quedar excluido por un defecto que tenía arreglo. Por eso hay que vigilar cada día el buzón de notificaciones electrónicas: el reloj corre desde que te notifican, no desde que tú lo lees. Más de una empresa ha perdido una obra ganable por un requerimiento que caducó en el buzón.

Si eres el mejor clasificado: 10 días para acreditarlo todo

Cuando la mesa propone la adjudicación a tu favor, llega el requerimiento de documentación previa: 10 días hábiles para aportarlo todo. Lo que declaraste en el DEUC ahora hay que demostrarlo con papeles. En concreto:

• Documentación acreditativa: solvencia, capacidad y todo lo que la declaración responsable daba por supuesto.
• Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, con los certificados correspondientes.
• Garantía definitiva: con carácter general, el 5% del precio de adjudicación sin IVA.

No cumplir el requerimiento a tiempo se entiende como una retirada de la oferta: se pasa al siguiente clasificado y tú quedas fuera. Es el trámite más caro de fallar de toda la licitación, porque se falla habiendo ya ganado.

Adjudicación y formalización

Con la documentación verificada, el órgano de contratación publica la adjudicación motivada: quién gana y por qué. A partir de ahí corre un plazo de recursos que depende del tipo de contrato, y una vez pasado, se firma el contrato. Esa firma es la formalización, y es el momento que lo cambia todo: hasta entonces no hay contrato y no se puede empezar la obra, por muy adjudicatario que seas.

Si no ganas: lee el informe de valoración

Perder una licitación también da información, si la vas a buscar. El informe de valoración detalla cómo ha puntuado cada oferta, apartado por apartado. Ver exactamente dónde has perdido puntos frente al ganador, si en el precio, en la memoria o en los criterios automáticos, es el dato más valioso para la siguiente oferta. Casi nadie lo usa: la mayoría de empresas miran el resultado, se encogen de hombros y pasan a la siguiente. Las que mejoran son las que leen por qué han perdido.

Los tres relojes que tienes que tener marcados

Una vez presentada la oferta, los plazos que deciden si conservas la obra son pocos y están en la ley. Vale la pena sabérselos:

• Diez días hábiles para acreditar: cuando la tuya es la mejor oferta, el artículo 150.2 te requiere la documentación justificativa y te da diez días hábiles desde el siguiente a la recepción. Si no lo cumples, se entiende que has retirado la oferta, con una penalidad del 3% del presupuesto base de licitación, IVA excluido.
• Quince días hábiles antes de formalizar: si el contrato es susceptible de recurso especial, el artículo 153 impide formalizarlo antes de que pasen quince días hábiles desde que se remite la notificación de la adjudicación. Es el tiempo que tiene cualquier licitador para recurrir.
• Cinco días para firmar: pasado ese plazo sin recurso suspensivo, el órgano te requiere para formalizar en un plazo no superior a cinco días desde el siguiente a la recepción del requerimiento.

Los contratos de obras con valor estimado superior a tres millones de euros son los susceptibles de recurso especial (artículo 44). Por debajo de ese umbral la formalización no arrastra esa espera, y todo va más deprisa de lo que espera mucha gente.

Por qué el reloj no espera a que abras el correo

Este es el detalle que hace perder obras ya ganadas. En contratación, los plazos contados desde la notificación se computan desde la fecha de envío de la notificación o del aviso, siempre que el acto notificado se haya publicado ese mismo día en el perfil de contratante. No desde el día en que entras a mirarlo.

Encima, en el régimen común, si pasan diez días naturales sin que accedas al contenido, la notificación se entiende rechazada. Con plazos de subsanación de tres días, una semana de obra sin mirar la plataforma es todo lo que hace falta para quedarse fuera con la mejor oferta encima de la mesa.

Que ningún plazo te caduque en el buzón

Toda esta fase se juega en dos relojes cortos: los 3 días de la subsanación y los 10 del requerimiento. Con licitum el tracker sigue cada expediente que tienes en juego y te avisa de esos relojes legales, para que ninguna notificación se quede sin respuesta y ninguna obra ganada se pierda por un plazo.