Cómo inscribirse en el ROLECE paso a paso

Qué es el ROLECE

El ROLECE es el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público. Depende del Ministerio de Hacienda y en él constan los datos que acreditan que una empresa está en condiciones de contratar con la administración: personalidad y capacidad de obrar, representación y poderes, solvencia económica y financiera, y la clasificación empresarial si la tienes.

La idea es sencilla: depositar una vez lo que de otro modo tendrías que aportar en cada licitación. Una vez inscrito, en lugar de volver a presentar escrituras y poderes, basta con acreditar que estás.

Cuándo deja de ser opcional

La inscripción es voluntaria, con una excepción que lo cambia todo para una empresa de obra. El artículo 159.4.a de la Ley de contratos del sector público exige que, en el procedimiento abierto simplificado, todos los licitadores estén inscritos en el ROLECE o en el registro oficial de la comunidad autónoma correspondiente en la fecha final de presentación de ofertas.

Fíjate en la fecha: no cuenta cuándo empiezas el trámite ni cuándo te lo acaban resolviendo, sino cómo estás el día que se cierra el plazo. Y el simplificado es, con diferencia, la vía por donde pasa la mayor parte de la obra a la que se presenta una pyme. Por eso el ROLECE acaba siendo necesario en la práctica, aunque la ley lo declare voluntario.

La red de seguridad: haberlo pedido a tiempo

La redacción original dejó fuera a muchas empresas que habían iniciado el trámite pero todavía no tenían la inscripción resuelta. La ley de presupuestos generales del Estado para 2022 modificó el artículo 159 para corregirlo: el requisito se entiende cumplido también si acreditas haber presentado la solicitud de inscripción, con la documentación preceptiva, en fecha anterior a la fecha final de presentación de ofertas.

Para acreditarlo hay que aportar el acuse de recibo del registro y una declaración responsable de haber aportado la documentación preceptiva y de no haber recibido ningún requerimiento de subsanación. Ese matiz final es el que hace que no puedas confiar en ello como plan: si el registro te ha pedido subsanar algo, la puerta se cierra. Vale como salvavidas, no como calendario.

El caso del simplificado abreviado

El procedimiento abreviado del artículo 159.6, que mucha gente llama supersimplificado, nació para ir deprisa y por eso la ley relaja requisitos. Varias juntas consultivas han concluido que en esta vía no debe exigirse la inscripción en el registro de licitadores, precisamente por el carácter sumario que se le quiso dar.

Dicho esto, la regla práctica es siempre la misma: manda el pliego. Si el pliego de una licitación concreta pide la inscripción, la pide, y discutirlo cuando ya te han excluido sale caro. Lee el cuadro de características antes de dar nada por hecho.

Cómo se inscribe una empresa

El trámite es electrónico y necesitas certificado digital de la empresa o de la persona apoderada. Para las sociedades mercantiles que se inscriben por primera vez hay una vía abreviada que simplifica mucho la solicitud:

• Inscripción abreviada: para sociedades mercantiles, la solicitud pide poca cosa (NIF de la empresa, provincia del domicilio social, datos del representante y dirección electrónica de contacto). El registro contrasta el resto con el Registro Mercantil.
• Ojo con la nota registral: si el ROLECE no recibe la nota del Registro Mercantil dentro del plazo previsto, la solicitud se archiva. Un archivo silencioso es la forma más fácil de creer que estás inscrito sin estarlo.
• Inscripción ordinaria: el resto de entidades y las personas físicas van por la vía ordinaria, con documentación fehaciente (originales o copias autenticadas).
• Clasificación y solvencia: si tienes clasificación empresarial de obras, es aquí donde queda acreditada y disponible para los órganos de contratación.

La inscripción es gratuita y tiene vigencia indefinida, pero conlleva la obligación de mantener los datos actualizados. Unos poderes caducados o un cambio de administrador sin reflejar hacen que el registro deje de acreditar lo que debería acreditar.

Los tres errores que cuestan licitaciones

• Dejarlo para cuando aparezca la obra buena: entre la solicitud y la inscripción hay semanas. Los plazos de presentación del simplificado no te las dan.
• Dar por hecho que salió bien: comprueba que la inscripción consta y no se ha archivado, en vez de suponerlo.
• Inscribirse y olvidarse: los poderes, los administradores y la solvencia cambian. El registro desactualizado da problemas en el Sobre A justo cuando ya has ganado.

ROLECE, registros autonómicos y el pliego

A efectos del simplificado, la ley pone al mismo nivel el ROLECE y el registro oficial de la comunidad autónoma correspondiente. Si trabajas en una sola comunidad que tiene registro propio, puedes ir ahí; si te mueves por más de una, el ROLECE es el que te sirve en todas partes. Estar inscrito no te hace apto para cualquier obra: el registro acredita lo que tienes, y lo que hace falta lo dice cada pliego. Si quieres entender cómo se leen esos requisitos, mira la guía la clasificación empresarial de obras.

Con licitum no tienes que comparar a mano lo que tienes acreditado con lo que exige cada licitación: se lee el pliego, se cruza con tu clasificación y tu solvencia, y te dice si la obra te queda dentro del alcance antes de que le dediques una tarde.